Shadow AI: por qué tu equipo usa ChatGPT por su cuenta y cómo ordenarlo
Alguien de administración pega un extracto con nombres y cuentas bancarias en ChatGPT para "ordenarlo en una tabla". Alguien de ventas sube una propuesta con precios de un cliente para "mejorar la redacción". Ninguno lo hace con mala intención, y ninguno se lo ha contado a nadie. Eso es shadow AI: el uso de herramientas de IA que la empresa no conoce ni ha decidido.
Por qué pasa
No es rebeldía, es fricción. La herramienta es gratuita, instantánea y ahorra tiempo de verdad. Mientras tanto, en la empresa no hay una herramienta aprobada, ni una regla clara, ni nadie a quien preguntar. Con ese panorama, lo normal es que cada persona resuelva por su cuenta.
En Owtli Acta lo cuentan con detalle para pymes en shadow AI en pymes, con las señales de que está pasando en tu equipo.
Qué se pone en riesgo
- Datos personales. DNI, teléfonos, cuentas bancarias o datos de salud de clientes y empleados, tratados por un proveedor con el que la empresa no tiene contrato. Es un problema de RGPD.
- Información confidencial. Precios, contratos, estrategia o código interno que quedan en el historial de cuentas personales.
- Continuidad. Cuando esa persona se va, sus conversaciones y lo que había construido con la IA se van con ella.
- Cumplimiento. La Ley de IA pide formar a quien usa IA en el trabajo (artículo 4). Es difícil formar y demostrarlo si no sabes quién la usa ni para qué.
Prohibir ChatGPT sin ofrecer alternativa no elimina el uso: lo traslada al móvil personal, donde la empresa ya no ve nada.
Cómo ordenarlo sin matar la productividad
1. Pregunta antes de prohibir
Haz un inventario sin buscar culpables: qué herramientas usa cada área, con qué cuenta y para qué. Lo que salga te dirá qué usos merecen una herramienta oficial. Tienes una plantilla gratuita.
2. Ofrece una alternativa aprobada
Cuentas de empresa en la herramienta que el equipo ya usa, con contrato de tratamiento. Si el atajo oficial es igual de rápido, el no oficial pierde sentido.
3. Pon las reglas en una página
Qué herramientas están aprobadas, qué no se pega nunca y a quién se pregunta. Que cada persona la acepte. Puedes partir de la plantilla de política de uso de IA.
4. Avisa justo en el momento
La regla funciona mejor cuando aparece al pegar. Acta Guarda, la extensión de Owtli Acta para Chrome y Edge, detecta DNI, IBAN, tarjetas, teléfonos o correos en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot y avisa antes de enviar, con la opción de cambiarlos por marcas. Lo que se envía llega a la IA, pero el contenido no llega a Owtli: solo el recuento de avisos.
5. Forma con ejemplos de su trabajo
Quince minutos con casos reales de su puesto enseñan más que cualquier presentación genérica. Y guarda quién se ha formado y cuándo.
El objetivo no es menos IA
El objetivo es que la IA se use donde la empresa la ve: con herramientas aprobadas, reglas claras y el equipo formado. Si quieres saber cómo está tu empresa, el diagnóstico gratuito lo dice en diez minutos. Tienes el resto de medidas en IA segura en la empresa.
Este artículo es orientativo y no es asesoramiento jurídico.